H-4.1, r. 1 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de la Chambre des huissiers de justice du Québec

Updated to 1 September 2012

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chapitre H-4.1, r. 1

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de la Chambre des huissiers de justice du Québec

Loi sur les huissiers de justice

(chapitre H-4.1, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a, e et f, a. 94, par. a et b).

Remplacé, Décision 2011-10-31, 2011 G.O. 2, 4962; eff. 2011-12-01, voir c. H-4.1, r. 7.1

SECTION I CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. La Chambre des huissiers de justice du Québec est administrée par un Conseil d’administration formé d’un président et de 8 administrateurs.

Décision 96-12-19, a. 1; Décision 07-01-25, a. 1.

2. À la première réunion du Conseil d’administration qui suit immédiatement l’entrée en fonction du président ou d’un administrateur, celui-ci doit prêter le serment de discrétion contenue à l’Annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

Décision 96-12-19, a. 2.

3. Le Conseil d’administration fixe la date, l’endroit et l’heure de ses réunions ordinaires.

Décision 96-12-19, a. 3.

4. Le président ou, en son absence, le vice-président, fixe la date, l’endroit et l’heure des réunions extraordinaires du Conseil d’administration.

Décision 96-12-19, a. 4.

5. Une réunion ordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire de la Chambre au moyen d’un avis écrit accompagné de l’ordre du jour, au moins 8 jours avant la date de la réunion.

Le Conseil d’administration peut toutefois considérer toute autre affaire qui n’est pas indiquée à l’ordre du jour.

Décision 96-12-19, a. 5.

6. Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire qui doit aviser les administrateurs, soit par téléphone, télécopieur ou télégramme au moins 48 heures avant la tenue de la réunion, du sujet, de la date de l’endroit et de l’heure de cette réunion.

Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration ne peut porter que sur les sujets pour lesquels elle a été convoquée.

Décision 96-12-19, a. 6.

7. En cas d’urgence, une réunion extraordinaire du Conseil d’administration peut également être tenue par conférence téléphonique; elle est réputée avoir été tenue au siège de l’Ordre.

Décision 96-12-19, a. 7.

8. Malgré les articles 5 et 6, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement tenue lorsque tous les administrateurs sont présents et renoncent par écrit à l’avis de convocation.

Décision 96-12-19, a. 8.

9. Toute résolution du Conseil d’administration est réputée adoptée aux termes de l’article 7 dès la réception par le secrétaire d’une copie de la résolution signée par tous les administrateurs et transmise par télécopieur.

Cependant, une telle résolution doit être ratifiée par le Conseil d’administration à la première réunion régulière qui suit son adoption, afin de l’insérer au procès-verbal.

Décision 96-12-19, a. 9.

10. Le Conseil d’administration siège à huis clos. Il peut, sur autorisation du président ou lorsque la majorité des administrateurs présents le désire, tenir des réunions en public ou autoriser certaines personnes, pour des sujets précis, à demeurer dans la salle de réunion.

Décision 96-12-19, a. 10.

11. Une réunion du Conseil d’administration peut être ajournée par résolution à la date, à l’endroit et à l’heure dont il est alors convenu.

Décision 96-12-19, a. 11.

12. Lors de la mise aux voix d’une proposition, le vote se prend à main levée. Toutefois, dans tous les cas, le président ou un administrateur peut demander le vote secret. Le président établit alors la procédure à suivre.

Décision 96-12-19, a. 12.

SECTION II

(Abrogée)

Décision sec. II; Décision 07-01-25, a. 2.

13. Lors de la première réunion qui suit l’élection des membres élus du Conseil d’administration, ceux-ci élisent parmi eux, au scrutin secret, 1 vice-président et 1 trésorier.

Décision 96-12-19, a. 13; Décision 07-01-25, a. 3.

14. Le président, le directeur général ou tout administrateur spécialement désigné à cette fin par le Conseil d’administration, sont autorisés à se faire le porte-parole de la Chambre, sur des sujets relatifs aux affaires de celle-ci et à l’exercice de la profession.

Décision 96-12-19, a. 14.

15. Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et, en son absence ou au cas d’empêchement, il exerce les pouvoirs de celui-ci.

Décision 96-12-19, a. 15.

16. Le trésorier surveille la tenue de la comptabilité de la Chambre. Il rend compte de celle-ci au Conseil d’administration et au comité exécutif.

Décision 96-12-19, a. 16.

SECTION III ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

17. Les assemblées générales se tiennent à la date, à l’endroit et à l’heure que le Conseil d’administration détermine par résolution.

Elles sont convoquées par le secrétaire au moyen d’un avis adressé par courrier à chaque membre au moins 30 jours avant la date de la tenue d’une telle assemblée, avec l’ordre du jour de celle-ci.

La date d’une assemblée générale extraordinaire tenue conformément à l’article 106 du Code des professions (chapitre C-26), est fixée par le président.

Décision 96-12-19, a. 17.

18. Le secrétaire doit envoyer, par courrier, à l’adresse de chacun des membres et aux administrateurs nommés, une copie du rapport d’activités de l’année terminée, au moins 10 jours avant la date de l’assemblée générale annuelle.

Décision 96-12-19, a. 18.

19. L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit comporter notamment les points suivants: l’adoption du procès-verbal de la dernière assemblée, la présentation et la réception du rapport annuel, les rapports sur les résolutions adoptées à l’assemblée générale précédente, l’approbation du montant de la cotisation annuelle et des cotisations supplémentaires s’il y a lieu, l’élection des vérificateurs des comptes, les rapports d’élection, les propositions des membres, les autres affaires. Toutefois, l’ordre du jour peut être modifié par l’assemblée générale.

Décision 96-12-19, a. 19.

20. Le quorum de l’assemblée générale de la Chambre est fixée à 5% du nombre de membres inscrits au tableau de la Chambre à la date de l’assemblée.

Décision 96-12-19, a. 20.

21. À l’exception d’une proposition émanant d’une séance d’étude d’un congrès de la Chambre précédant immédiatement la tenue de l’assemblée générale, un membre qui désire soumettre une proposition à l’assemblée générale annuelle doit en faire parvenir le texte au secrétaire avant la date et l’heure fixées par le comité exécutif et mentionnées dans l’avis de convocation.

Décision 96-12-19, a. 21.

22. À une assemblée générale extraordinaire, il ne peut être discuté d’autres sujets que ceux apparaissant à l’ordre du jour d’une telle assemblée.

Décision 96-12-19, a. 22.

23. Seuls les membres de la Chambre et les administrateurs nommés ont droit de parole aux assemblées générales. Avec l’autorisation du président, d’autres personnes peuvent y prendre la parole.

Décision 96-12-19, a. 23.

24. Lors de la mise aux voix d’une proposition, le vote se prend à main levée. Cependant, à la demande d’au moins 5 membres, le vote se prend au scrutin secret.

Décision 96-12-19, a. 24.

25. Le vote par procuration est interdit. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées par les membres présents.

Décision 96-12-19, a. 25.

SECTION IV DISPOSITIONS DIVERSES

26. Le siège de la Chambre est situé dans le district judiciaire de Montréal à l’endroit que le Conseil d’administration détermine.

Décision 96-12-19, a. 26.

27. Le secrétaire est nommé par le Conseil d’administration parmi les membres de la Chambre. Il agit comme secrétaire du Conseil d’administration, du comité exécutif et de l’assemblée générale. Il doit assister à leurs réunions et peut participer aux délibérations, mais il n’a pas droit de vote, sauf lors de l’assemblée générale.

Toutefois, le Conseil d’administration peut désigner tout autre membre à cette fin.

Décision 96-12-19, a. 27.

28. Toute somme perçue que quelque source que ce soit par la Chambre est confiée à la garde du secrétaire.

Décision 96-12-19, a. 28.

29. Le président est d’office représentant de la Chambre et chef de délégation au conseil permanent de l’Union internationale des huissiers de justice.

Décision 96-12-19, a. 29.

30. Le Conseil d’administration nomme parmi les membres de la Chambre un deuxième délégué et 2 substituts.

Décision 96-12-19, a. 30.

31. À chaque année, le Conseil d’administration adopte le budget destiné à rembourser les dépenses des membres de la délégation, le cas échéant.

Décision 96-12-19, a. 31.

32. Dans le cadre des activités de l’Union, le président ou la personne qu’il désigne, est seul autorisé à parler au nom de la Chambre des huissiers de justice du Québec pour les affaires qui la concernent au niveau provincial, national ou international.

Décision 96-12-19, a. 32.

33. Si aucune des règles de procédure prévues au Code des professions (chapitre C-26) ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans «Procédure des assemblées délibérantes», de Victor Morin, s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 96-12-19, a. 33.

34. (Omis).

Décision 96-12-19, a. 34.

RÉFÉRENCES

Décision 96-12-19, 1997 G.O. 2, 409

Décision 07-01-25, 2007 G.O. 2, 1193

L.Q. 2008, c. 11, a. 212